PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO

PHVA

PLANEAR:

EMPLEADOS:

3 técnicos especializados.

1 Gerente administrador.  

1 Recepcionista.

1 Encargado de repuestos.

AREA DE TRABAJO:

Se establecerá en cada área la herramienta correspondiente al trabajo a realizar según las especificaciones de área.

Cada área tendrá un técnico disponible.

Tendrá tablero de horarios e historial de reparación y repuestos.

Las áreas irán separadas por líneas de marcación.

Se ubicara en cada área el material de protección.

Los equipos especializados estarán disponibles para su uso con la respectiva autorización de la oficina de solicitud de herramienta especializada.

AREA ADMINISTRATIVA: habrá una  oficina que  tendrá un encargado el cual atenderá las quejas de los trabajadores y velara por el sano desarrollo de las actividades.

También tendrá a su cargo los permisos y la verificación de licencias por accidentes de trabajo. Deberá organizar e incentivar el trabajo con integraciones deportivas y sociales, además de brindar apoyo a los nuevos talentos que se creen induciendo capacitaciones que propaguen la calidad del trabajo.

OFICINA DE CONTRACTACION: Esta oficina se encarga de buscar el perfil necesario para la empresa con la ayuda de pruebas psicológicas que garanticen la calidad en la selección de personal. Además tendrá que diligenciar lo correspondiente a documentación para establecer horarios y pagos, por consiguiente esta oficina también deberá hacer las cancelaciones y facturación de estas de modo que todo sea archivado para posibles verificaciones.

RECEPCIONISTA: debe encargarse de recibir las llamadas de los clientes de modo que este disponible para solicitudes de citas o preguntas relacionadas con los servicios ofrecidos, el recepcionista debe vender empresa ofreciendo facilidades y poniendo al tanto al cliente de lo que puede encontrar en nuestra empresa. recibe los vehículos  y anota los datos del cliente.

Gracias a la oficina de contratación se recibieron las hojas de los trabajadores y se contrataron los siguientes:

4 técnicos certificados por el SENA

1 gerente administrador certificado por la UIS Bucaramanga en Administración de empresas.

1 técnico de repuestos certificado por el SENA como técnico en mantenimiento mecánico.

1 Recepcionista certificado por el SENA como tecnólogo en publicidad empresarial.

Todos ellos tuvieron que pasar por un examen adecuado de manera que se verifico las actitudes necesarias para laborar en la empresa y la capacidad profesional que se requiere, además fueron capacitados adecuadamente de modo que pudieran adaptarse al conducto regular reconociendo las áreas de trabajo y los horarios requeridos.

MANTENIMIENTOS:

En los mantenimientos se llevara un protocolo para que se guie el técnico.

Alineación y balanceo, revisión de frenos, sistema eléctrico, pintura, lavado.

Alineación y balanceo: este servicio requiere de una torre de elevación especializada con base para los dos juegos de rueda, tendrá a su servicio un ordenador para verificar las variables obtenidas por los equipos de alineación y balanceo, además este almacenara las medidas y ángulos de fabricante de diferentes marcas para garantizar el correcto servicio correspondiente al modelo. Seguidamente también se tendrá acceso a las herramientas básicas para desmonte de ruedas y demás herramientas correspondientes para el ajuste de varillaje de dirección y suspensión con los elementos de protección necesarios.

Su estructura estará dotada de espacios para la colocación de las arañas y los ordenadores del equipo de alineación con su respectiva toma de corriente.

El tiempo máximo estipulado para la alineación y el balanceo de un vehículo debe ser de 1 hora si requiere repuesto se pondrá en espera hasta que este llegue.

Revisión de frenos: Este servicio requiere de la herramienta básica para el desmonte de las ruedas y pinzas de freno como lo son los destornilladores, alicates, llaves fijas de estriado y mixtas, además requiere del equipo de purga especializado y elementos de protección contra líquido de freno para los vehículos, así como un elevador de dos columnas y pistola de presión para soltar tuercas y liquido para limpiar las campanas y pinzas de freno.

También estará dotado de equipos de medida como comparador de caratulas, pie de rey, micrómetro y rectificadores de campanas de freno. Por ende esta área debe estar dotada de toma necesaria para el funcionamiento de los equipos.

Para reciclar los líquidos y piezas dañadas se dispondrán de dos recipientes de almacenamiento para líquidos de frenos y solidos como pastillas, bandas, mangueras etc.

El servicio debe tener un máximo de duración de 30 minutos dependiendo de la importancia de la falla en los frenos.

Servicio eléctrico: El área de servicio eléctrico estará dotado de una serie de productos eléctricos que estarán en una pequeña bodega los cuales serán ofrecidos a los clientes para de requerirlo hacer la instalación de la pieza inmediatamente y que el cliente no tenga que buscar los productos en otro lugar. Por ello se ubicaran las herramientas necesarias como multímetros, pinzas de corte en frio llaves básicas, destornilladores, alicates y lámparas de prueba.

Además se tendrán herramientas especializadas como alineador de luces, cargador de baterías y escáner para detectar fallas en sensores eléctricos si presentan fallas importantes en el sistema eléctrico

Esta área tendrá ubicado tomas de corriente para conectar los equipos especializados, buena iluminación y manuales de instalación de los equipos y accesorios que requiera el cliente como luces, pantallas, alarmas etc.

Servicio de pintura: el área estará dividida en tres secciones que son:

*área de lijado.

*área de pintura.

*área de secado.

AREA DE LIJADO: Esta dotada de lijas especiales adaptadas a equipos eléctricos, masillas para rectificar relieves de piezas, pinturas para base, aerógrafos, compresor de aire, y herramientas básicas de desarme de la pieza a pintar así como estructuras de colocación para que la pieza no quede en el suelo, bombas con mangueras de presión de agua para el lavado de las piezas y filtros en el suelo para que el agua circule hacia el deposito de almacenamiento y tratamiento del agua después de estar lista la pieza se enviara al área de pintura y secado.

AREA DE PINTURA Y SECADO: Esta zona será construida con un suelo que filtre las partículas de polvo o cualquier tipo de suciedad será sellada en su totalidad de modo que la pintura no tenga defectos, además tendrá los equipos aerógrafos dispuestos a lado y lado del área con sus conexiones correspondientes al deposito o suministro de pintura. En su parte superior se ubicaran los calentadores o calefactores que secaran la pintura de manera rápida para que el área quede libre rápidamente. Este servicio no tiene tiempo estipulado pues depende del tiempo que requiera la preparación y el tamaño de la pieza.

CAJA Y FACTURACION: Esta oficina tendrá una empleada encargada de cobrar por el servicio hacer la respectiva facturación de lo que se haya cotizado por el técnico además debe entregar la factura al cliente y archivar otra para el historial del vehículo. Deberá registrar el valor del servicio en los libros de contabilidad para tener los datos suficientes para la verificación de ganancias perdidas y dineros pasivos.

CAPACIDAD INSTALADA

ü  PLANEAR (P)

·         Planeamos atender un tope máximo de 6 vehículos diarios en promedio. Este promedio puede aumentar o disminuir depende del servicio requerido si es rápido o si necesita un periodo de tiempo relativamente largo para realizar el trabajo.

·         Busca cada vez más la forma de mejorar de tal forma de que el servicio ofrecido sea eficaz y seguro.

·         Se realizara otra forma de atención al cliente por medio de citas vía  telefónicamente

·         Se tendrá un tablero de citas en los cuales especifique la fecha y hora, el nombre del cliente, la marca y el modelo del vehículo en los cuales se mostrara a continuación.

FECHA	HORA	NOMBRE DEL CLIENTE	MARCA DEL VEHICULO	MODELO DEL VEHICULO

ü  HACER (H)

·         Cumplir con el trabajo asignado y que requiere el vehículo haciendo un trabajo seguro y eficaz.

·         Cumplir y hacer los procedimientos que requiere el fabricante del vehículo

·         Hacer el procedimiento establecido por la empresa en cuanto los documentos requeridos antes de realizar el trabajo que se necesita para el vehículo.

·         Se llevara un tablero donde se estipulara los nombres y cada trabajo de los técnicos del taller.

FECHA	HORAS	PLACA DEL VEHICULO	TRABAJO REALIZADO	NOMBRE DEL TECNICO

ü  VERIFICAR (V)

·         Se llevara a cabo el control de todo tipo de vehículos en esto se tendrán en cuenta los siguientes formatos.

Ø  Tabla de entradas y salidas de los vehículos (Formatos)

Ø  Encuesta donde se mide la satisfacción del cliente en un periodo de tiempo mensual (encuestas)

ENCUESTA

1.    Que piensa sobre el servicio brindado?

2.    Que otros servicios le gustaría que hubiera en la empresa?

3.    Que piensa sobre las técnicas  de trabajo del taller?

4.    Que piensa usted sobre la infraestructura del taller?

5.    De su opinión sobre el sistema de apartado de citas

6.    Porque le gusta ir a nuestro taller?

7.    Se siente satisfecho con el tiempo utilizado en el servicio el cual requiera el vehículo?

Ø  Se realizan o se sacan los resultados de las encuestas

Ø  Eficiencia y puntualidad a la hora de la entrega de los vehículos.

Ø  Eficiencia en los técnicos ( capacitación)

Ø  Hacer inventario de repuestos y tener en cuenta este inventario.

ü  ACTUAR (A)

·         Manejar un inventario con la venta o la rotación de repuestos

·         Tener en cuenta los repuestos difíciles de encontrar y a su vez tener proveedores que tengan eficacia de solucionar o encontrar este repuesto solicitado. (inventario cero).

·         Eficacia del técnico (trabajo en equipo) para mejorar la capacidad instalada y la satisfacción del cliente.

·         Tener estímulos para los técnicos del taller, por su excelente desempeño en su labor.

·         Buscar continuamente la actualización con la tecnología avanzada y capacitación respectiva de todos los técnicos y personal en general de la empresa.

·         Tener en cuenta varios proveedores de repuestos en caso de una gran necesidad y así buscar pronta y rápida solución y que sean confiables, responsables y cumplidos.

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Infraestructura y Distribución de planta

Planear

·         2 elevadores

·         Buena iluminación

·         Cuarto de herramienta

·         Demarcación en el área de trabajo

·         Baño para trabajadores

·         Lavado para autos

·         4 puestos de trabajo

·         Rutas de evacuación

·         Área pulmón

·         Manejo de residuos solidos

·         Almacén de repuestos y accesorios

·         Oficinas administrativas

Hacer

Plano de la Empresa

Ruta de Evacuacion

Verificar

   Adecuamiento del local

·         Luces :instalación de luces ahorrativas para una buena iluminación

·         Adecua miento para tubería del agua

·         Arreglar fachada para el portón

·         Hacer oficinas prefabricadas o modulares

·         iluminación con bombillas ahorradoras de luz

·         ventilación y buena iluminación para la entrada

·         zona de espera

·         lavador de piezas

·         cuarto para residuos solidos

·         cuarto para repuestos y accesorios

·         vitrina para exhibir lujos y accesorios

Actuar

·         limpia piezas

·         manejo de residuos solidos para venta de chatarra

·         manejo de los aceites por parte de una empresa (sandesol) .

RECURSOS E INSUMOS 

PLANEAR

·         Planeamos  tener  los repuestos y herramientas necesarias para realizar los mantenimientos.

·         Herramienta especializada para ofrecer  un mejor servicio.

·         En cuanto a los precios del arreglo del vehiculo se cobrara según la reparación y los repuestos utilizados.

·         Se manejara un porcentaje por vehículo al técnico

·         Tener la herramienta especializada, nos facilitara  realizar mas rápido el trabajo y ser puntuales con los clientes y asi mejorar nuestra capacidad instalada.

·         Llevar un registro de todos los carros atendidos.

LISTA DE  ELEMENTOS  PARA UN TALLER

·         Útiles y herramientas de equipo caja de cambios, dirección, ejes, ruedas y frenos.

·         Dispositivo para medida de la presión de la compresión.

·         Prensa hidráulica de 10 toneladas.

·         Grúa, o aparato de elevación, de hasta 1.000 Kilogramos.

·         Taladro portátil de hasta 10mm de diámetro.

·         Gato hidráulico sobre carrillo.

·         Torres para elevar el vehículo.

·         Juego de útiles, herramientas manuales y material complementario: aceiteras, alicates, arcos de sierra, cinta métrica, compases, corta alambre, cortafríos, destornilladores, equipos para roscar, escofinas, escuadras, juegos de llaves: hexagonales, de estrella, articuladas, , ; limas planas , de media caña, redondas; martillos, mordazas, niveles , rasquetas, reglas, tijeras curvas y rectas.

Parte de frenos y dirección

·         Alineador de ruedas.

·         Comprobador de convergencia.

·         Equilibradora de ruedas (portátil).

·         Rectificadora de discos de freno.

·         Rectificadora de tambores de freno.

·         Rectificadora de zapatas de freno.

HERRAMIENTA ESPECIALIZADA

·         Scanner

·         Osciloscopio

·         Plotter

·         Multímetro

HERRAMIENTAS

Juego de copas, llaves, destornilladores, extractor de polea, grasera, compresor, pie de Rey.

INVENTARIO ADMINISTRATIVO:

·         COMPUTADORES

·         SILLAS DE ESCRITORIO

·         ESCRITORIOS

·         ARCHIVADORAS

·         MULTIFUNCIONALES

·         MESAS

·         SOFAS

·         TABLEROS

·         VIDRIOS

·         PUERTAS

·         AIRE ACONDICIONADO

·         LUCES FLUORECENTES

INVENTARIO DE BODEGA:

·         LUCES DE NEON

·         LUCES LED

·         CLAPSON

·         LUCES INCANDECENTES

·         LUCES DE DESTROBER

·         PANTALLAS LED PARA VEHICULOS

·         PASACINTAS

·         PARLANTES

·         ESPLORADORAS

·         LUCES ALTAS

·         LUCES BAJAS

·         RETROVISORES

·         RINES

·         VIDRIOS

·         PLUMILLAS

·         PESTAÑAS

·         EMBLEMAS

·         FORROS

·         TAPETES

·         BONBAS DE FRENO

·         PASTILLAS

·         BANDAS

·         BONBINES

·         CHUPAS

·         AMORTIGUADORES

·         FILTROS DE ACEITE

·         FILTROS DE AIRE

·         PINTURAS

·         CINTAS

·         CALCOMANIAS

·         PAPEL FIBRA DE CARBONO

·         CABLE AUTOMOTRIZ

·         ACEITE POR CUARTOS

·         ACEITE POR GALON

·         ALARMAS

HACER

·         Contar con buenos proveedores para tener la mercancía necesaria para no perder tiempo y ser puntuales con los clientes y ser cada día mejores con nuestro servicio.

·         Una bodega con la mercancía necesaria y realizar inventarios periódicos para que no nos falte lo necesario y lo mas utilizado.

·          nuestra capacidad instalada.

·         Trabajar por temparios de reparación y tarifas fijas y el precio de los repuestos en un catalogo.

·         se tendrá un registro de vehículos atendidos por técnicos, para realizar los respectivos pagos por porcentaje.

·         Realizar los trabajos puntuales, nos mejorara la capacidad instalada y una satisfacción del cliente e ingresos para el taller.

·         Tener protocolos para realizar los mantenimientos y cumplir con todas las normas de seguridad del empleado.

VERIFICAR

·         Inspeccionar la herramienta periódicamente

·         Realizar inventarios de mercancía para saber con que contamos en la bodega

·         Tener procedimientos para el área de trabajo y realizar los mantenimientos

·          Tiempo de reparación por  vehículo.

ACTUAR

·         Tener siempre a disposición proveedores  para un repuesto  requerido

·         Realizar  mantenimientos a la herramienta.

Procedimientos de solicitud de recursos

·         Para nuestro taller pensamos en hacer un aporte  por parte de cada uno de los socios para tener una buen cantidad de dinero.

·         Realizar un préstamo a un banco y pedirlo con un plazo máximo de 2 años para no pagar tantos intereses

·         Estipularemos una cuota fija para cada uno y todo las ganancias se repartirán por igual

·         En el préstamo que solicitamos daremos por garantía nuestra maquinaria.

·         Llevaremos una contabilidad para pagar a nuestros proveedores al banco y a los técnicos, llevando un orden

·         Nos trazamos metas mensuales para cumplir con nuestras obligaciones.